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Diez consejos para tratar con su naviera

12/12/2009 13:09 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Cualquier empresa que trabaje frecuentemente con transporte internacional mercancías, ha sufrido alguna vez fallos en su cadena logística. Sus efectos suelen ser los más devastadores para el funcionamiento de la empresa; demoras injustificadas, paros en la cadena de producción, mercancías devaluadas, dañadas o siniestradas, ventas perdidas y lo peor de todo, clientes muy descontentos al otro lado del teléfono. Nadie asume responsabilidades, ningún superior se pone al teléfono y sólo se escuchan largas.

En el artículo daremos unos cuantos consejos para que la relación con su operador logístico sea más fluída y para que su mercancía llegue siempre a buen puerto.

1. Trabajar con previsión. No deje todo para el último momento. En logística todo se reduce a plazos, los transportistas aéreos, terrestres y marítimos tienen plazos. Un avión no puede esperar por un paquete, ni un camión por un pallet, ni un barco por un contenedor. Su banco normalmente no abrirá una hora de más para esperar a que usted vaya a realizar un pago. Además, cada vez más puertos, aeropuertos y almancenes trabajan con sistemas automatizados con limitaciones horarias. La utilización y la puntualidad son elementos cruciales en logística, y la complejidad de la cadena de procesos de un transporte hace que el menor retraso resulte en un transporte fallido.

Trate de actuar siempre a su debido tiempo, o mejor aún con cierta anticipación. Realice todos los trámites necesarios con el mayor tiempo posible, y no con el tiempo justo. Los operadores logísticos, como un restaurante por ejemplo, tienen horas de mucha y de poca actividad, por lo que es posible que a veces no puedan atender su petición al momento.

2. Las reglas no se rompen por nadie. Todas las empresas tienen sus procedimientos internos, y especialmente en el mundo de la logística no se hacen excepciones. Entre los operadores logísticos, los dos principales son:

A) Se entrega la mercancía cuando el dinero esté ingresado íntegramente (como en cualquier tienda a la que vaya usted). Hay que ser muy cuidadosos con las condiciones de pago pactadas, y debemos estar muy pendientes de los gastos, exigiendo cotización por escrito del servicio completo antes de realizar el pago. Hay que ser conscientes de que la factura pueden cambiar diariamente. Las demoras, por ejemplo, pueden hacer que los gastos cambien de un día a otro.

B) El documento de transporte es sagrado. Puede ser un FCR, Air o Sea Waybill, House o Master Bill of Lading, pero si un documento no se ha entregado, no se tiene constancia de la entrega, no está correctamente endorsado, o el reclamante no se identifica claramente, la mercancía NO se entregará. Esto se hace por la propia seguridad del cliente, y porque de otra forma el operador logístico se expondría a problemas legales muy serios.

Infórmese y siga siempre los procedimientos correctos antes de que se presenten los problemas. El que una vez se haya hecho de otra forma, o haya habido una excepción no significa que siempre sea así. Que a usted le hayan entregado mercancía de un cliente en las nueve ocasiones anteriores, no significa que lo sea la décima se le vaya a entregar automáticamente, si hay algún problema con la documentación o el pago.

3. Todo es cuestión de confianza. En las operaciones internacionales se cierran negocios con unas cifras y un riesgo muy elevados. Existen muchos problemas y disputas entre exportadores e importadores, y su operador logístico es un mero transportista que nunca asumirá riesgos comerciales que le son ajenos. Póngase en el lugar del transportista y piense si se expondría a entregar una mercancía valorada en millones, bajo palabra.

Los transportistas siempre evitarán cualquier tipo de riesgo comercial, y los transitarios o agentes de aduanas sólo los asumiran si forma parte de sus atribuciones contratadas. Si el importador o el exportador no confían el uno en el otro, el proceso de transporte se verá afectado directamente.

4. Quien tiene un amigo tiene un tesoro. Esta máxima es verdad en la logística, como lo es en la vida. De la misma forma que usted debe ser honesto con su cliente, sea honesto con su proveedor. Si es buen pagador y se comporta siempre de forma irreprochable, su operador logístico confiará más en usted ( aunque no hará excepciones en el punto número 2). A pesar de que vaya en contra de la política de algunos operadores logísticos, intente encontrar siempre una persona de confianza, experimentada, que trate de dar un poco más, que conozca sus necesidades y a la que le pueda pedir un favor excepcionalmente. Pero no abuse, como no abusaría de cualquiera de sus amigos. Sea siempre educado (incluso cuando no debería) y encontrará a su caballero blanco que le sacará de más de un apuro.

5. Esté pendiente de su propia mercancía. Una de las mayores fuentes de problemas es desentenderse de la mercancía, incluso aunque haya delegado en su transitario esa función. Cada vez más navieras tienen sistemas de tracking (seguimiento), con el cual usted puede ver en cada momento la situación de la carga. Aunque dichos sistemas pueden fallar de vez en cuando, son herramientas de gran utilidad para detectar un problema a tiempo. Use todas las fuentes de información disponibles para seguir su mercancía. No está de más hacer una llamada para asegurarse de que la orden se ha recibido, de que el pago y la documentación están en orden, pedir una copia de la orden de transporte, hablar con el transportista para ponerse de acuerdo, etc. Nunca delegue completamente ésta tarea.

Es también importante dejar claro con el transitario o con el transportista cuáles son los servicios contratados y cómo se realizará la entrega.

Un error muy común entre principiantes, es esperar que la mercancía llegue sola hasta el almacén. Normalmente, el transportista avisará al cliente de que ha llegado la mercancía y esperará una orden de transporte. Si el aviso de llegada no alcanzara a su destino por cualquier problema de comunicación, el contenedor estará parado en el puerto durante semanas o meses hasta que el cliente se dé cuenta (con el alto coste en demoras que ello conlleva).

6. Todo por escrito. No se extrañe de que su operador le pida todo por escrito, y exija siempre lo mismo. Cualquier modificación o retraso en una orden de transporte debe ir acompañada por escrito. Y cualquier fallo en el transporte debe ser explicado también por escrito. Esto se hace por diversos motivos, el principal es para asegurarse de que realmente se están comunicando con la persona correcta. Además se busca tener una trazabilidad de las órdenes, y que en los casos en que se produzcan problemas o se dañe la mercancía, se puedan determinar responsabilidades. Haga usted lo mismo y pida que se refrende por escrito brevemente cualquier comunicación, y así tendrá las espaldas bien cubiertas.

7. Reduzca eslabones. Partiendo del hecho de que la cadena logística es complicada, y que cualquiera de los eslabones puede provocar un fallo, parece lógico intentar reducir el número de eslabones para minimizar la posibilidad de errores. Para ello, intente trabajar siempre con empresas globales que aprovechen mejor economías de escala, que le reconozcan inmediatamente como cliente, y que subcontratan lo mínimo posible. En logística se subcontrata generalmente mucho, y hay empresas son meras intermediarias que no disponen de ningún equipo propio.

Un operador global, o si no tiene economías de escala, que no subcontrate (mas precio y menos control) 3PL. Cadena compleja. Reducir eslabones. Cuantos menos mejor. Operaciones triangulares. Seguros, no subcontratar, tema de higiene. La cadena logística es muy larga. El culpable no siempre es el mismo.

8. Tener siempre un plan B.

9. Buscar a alguien de confianza.

11. Define claramente los servicios (naviera o ffw).

8. Tiempos de tránsito. Ninguna naviera tiene tiempos de tránsito establecidos por contrato, salvo en contadísimas excepciones para clientes globales, generalmente multinacionales muy importantes. Si se producen retrasos en la llegada de un contenedor a puerto, generalmente lo único que se podrá hacer es intentar presionar (amablemente) al ventas para adelantar la carga. Sin embargo, si un contenedor queda parado durante un período excesivamente largo de manera negligente, se pueden efectuar las reclamaciones legales pertinentes.

9. Sea conciso con la información y con sus órdenes.

14. Por las buenas siempre mejor.

15. Documentos de transporte, no es como pulsar un botón.

10. Las navieras no ganan dinero con contenedores parados, su negocio es el transporte. Dependiendo del operador logístico, y del tipo de carga (seca o refrigerada) dispondremos de una serie de días libres para retirar nuestro contenedor de la terminal, entre tres y siete, normalmente. Los operadores logísticos sólo repercuten el coste que la terminal de contenedores les hace pagar, y no son responsables de el tiempo que tarde en despacharse la mercancía, ni de huelgas de transportistas o de estibadores, ni de las inspecciones de las aduanas. Corresponde al consignado de la mercancía despacharla y dar orden de transporte. Para un operador logístico, las mercancías abandonadas en un puerto durante meses (Longstanding), y los contenedores no devueltos o devueltos en terminales incorrectas (Onroad) suponen un gran trastorno en su gestión interna del equipo. Suponen, por ejemplo, paralizar las exportaciones por falta de contenedores vacíos.


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