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Evolución de la Gestión Documental

27/10/2014 15:20 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que la preponderancia de la gestión documental se ha incrementado. ¿Qué nos depara el futuro?

Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que la preponderancia de la gestión documental se ha incrementado. ¿Qué nos depara el futuro?

La gestión documental comienza como un camino para eliminar los formularios preimpresos. Por lo que se ha constituido en un elemento clave para incrementar la competitividad y productividad en toda empresa. No solo implica la creación y almacenamiento de documentos, sino que, la gestión documental cada vez con más frecuencia se consolida como imprescindible para una optimización adecuada de la marcha empresarial. No es un tema nuevo, pero sí un tema con importantes novedades y un futuro con amplísimas posibilidades, tanto a corto como a largo plazo.

Gestión documental e inversión

Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que el papel que desempeña la gestión de documentos hoy en día es de gran importancia. De hecho, según un reciente estudio de Forbes, casi dos tercios de los ejecutivos de TI están invirtiendo en iniciativas de gestión de documentos, lo que evidencia la gran cantidad de posibilidades que existen al respecto.

Los negocios deciden invertir en gestión documental por variados motivos. Sigue aumentando la capacidad de almacenamiento de los ordenadores. Por otro lado, la llegada de nuevas plataformas digitales y tipos de archivos ha conllevado a que la gestión documental, más allá de los ordenadores personales y dispositivos, sea crucial para toda empresa, independientemente de su tamaño.

Algunas datos y pinceladas hacia dónde podría ir la gestión documental

Ciertas investigaciones, indican que, en el 2014, un 68% de las compañías están empleando con más frecuencia, repositorios para almacenamiento, traduciéndose esto en la presencia de dos desafíos para la gestión documental, los cuales son la movilidad y la búsqueda eficiente y rápida de contenido.

Por lo que se está buscando una interfaz de búsqueda de calidad para los sistemas de gestión documental, que facilite el realizar consultas y lograr resultados rápidos; todo parece indicar que en breve, las compañías creadoras de estos sistemas enfocarán su estrategia en la funcionalidad de gestión de contenidos en dispositivos móviles, tanto para uso personal como profesional.

Tampoco debemos dejar de lado una tendencia que cada día cobra más importancia en la gestión documental, que es el almacenamiento, en la nube, de documentos empresariales. Incluyendo otras ventajas, las nuevas tecnologías permiten la colaboración conjunta en documentos en tiempo real, incluso entre empleados que pueden estar situados en cualquier parte del mundo.

Ya no parece tan lejano lo que hace poco parecía inalcanzable todavía, pero siempre prometido por los defensores de la gestión documental electrónica, una oficina (casi) sin papel, donde los documentos digitales sustituyen realmente a los documentos en papel.

Un ejemplo clásico son los servicios de mensajería; si no llega a ser por la pegatina que se pega en el sobre (¿Por qué no sustituir esta pegatina por un simple código de barras impreso directamente en el sobre o paquete?), éstas empresas prácticamente ya no emplean el papel. Ya no firmamos un albarán de entrega, sino simplemente confirmamos la recepción con una firma “irreconocible” en el dispositivo que llevan encima, quedando la entrega confirmada automáticamente en la central.

Paradójicamente todo parece sugerir que cada vez estamos más papel. Es obvio también, que muchos usuarios desearán imprimir documentos mientras están en la calle. Si las redes Wi-Fi están siempre por donde vamos, ¿Podría suceder, algo similar, empleando Internet para imprimir documentos? Bastaría luego simplemente ir a recogerlos. El pago, se realizaría de forma automática al enviar el documento.

Una alternativa sería emplear documentos con fecha de caducidad, y que la tinta que se utiliza para la impresión desaparezca automáticamente después de algunos días. Por razones legales, naturalmente, habría que poner esta fecha de forma automatizada en cada página del documento impreso. Esto puede parecer algo en extremo futurista, pero muchas ideas similares ya han sido llevadas a la práctica.

Estudios realizados sobre la gestión documental revelan que la preponderancia de la gestión documental se ha incrementado. ¿Qué nos depara el futuro?

Otro aspecto a tener en cuenta son las mejoras de las tecnologías OCR (reconocimiento óptico de caracteres) con la automatización de procesos de clasificación y recepción de peticiones en papel gracias a la interpretación inteligente de contenido. Esto sólo es una parte de lo que nos espera en la interrelación de los procesos de negocio con los procesos de gestión documental.

Por ejemplo, documentos en formato XML, podrían permitir el acceso a meta datos y comprender la información de forma semántica y así facilitar su clasificación y comprensión “electrónica”, multiplicando las posibilidades de buscar información, sin tener que estar limitado a palabras clave.

Veamos el caso de la gestión de documentos inteligentes, donde cambios en ciertos documentos automáticamente lanzan procesos relacionados, iniciando un flujo de trabajo, basado en el tipo de cambio que se hecho el documento. Podríamos mencionar también documentos inteligentes, que obtengan enlaces desde internet o actualicen su contenido según ciertas reglas; una automatización completa de la gestión documental.

Un tema imprescindible también es el de la seguridad cuando nos referimos a la gestión documental, ya que ésta necesita adaptarse a la evolución de los métodos de relación con la información. Adicionalmente a los sistemas de encriptación de documentos electrónicos, se podría emplear un documento confidencial impreso, con contenido comprimido, el cual sólo podría ser leído por una aplicación de descifrado durante un escaneo.

El futuro de la gestión de documentos es enorme

El futuro de la gestión documental posee posibilidades infinitas, lo que ya se esta poniendo de manifiesto, mediante la inversión realizada en gestión documental por muchos ejecutivos de TI.

El asunto de la movilidad a futuro, aún no está claro, pero se trata, sin duda, de un área de gran crecimiento, que cada vez se hace más necesaria para las empresas. Siendo algo que las empresas deben incluir, si no quieren perder competitividad, las tendencias, demuestran que el uso de los dispositivos móviles es cada vez más extenso.

La interacción de la gestión documental con internet y otras aplicaciones internas empresariales esta abriendo horizontes y posibilidades para los que ni siquiera hemos rascado la superficie, siendo imposible predecir a que nivel afectarán los procesos de negocios.

Seguimos creyendo que el documento es simplemente papel muerto, olvidamos con frecuencia que los documentos generados por la gestión documental son el eje de nuestro negocio y que su sangre se ramifica y llega hasta el último rincón en los procesos de nuestra organización.

En los últimos años, la evolución de la gestión documental ha sido vertiginosa y todo parece apuntar a que esta será una tendencia permanente. Será interesante ver el futuro de la gestión de documentos y su crecimiento junto a otras tecnologías en constante evolución.

El futuro de la gestión documental estará lleno de gratas sorpresas que aún no podemos ni imaginar.

 

André Klein

Consultor Freelance para DocPath

http://www.docpath.com

Innovación en software documental


Sobre esta noticia

Autor:
Andre W.klein (67 noticias)
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Tipo:
Nota de prensa
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