Un acuerdo comercial sin firma es papel mojado. Realmente no podemos decir que tenemos cerrada una operación hasta que no estampamos la firma de ambas partes en un documento. Por lo tanto, la conclusión lógica es que sin firmas digitales no podemos teletrabajar.

Sin duda 2020 va a ser un año de referencia en los libros de historia. Jamás en la historia de la humanidad una pandemia había conseguido llegar a tantos países en un intervalo de tiempo tan reducido, y sin duda jamás había obligado a tanta gente a quedarse confinada en su casa.

Y como consecuencia de ello, el teletrabajo, que hasta ahora era una tendencia que estaba entrando en las organizaciones con éxito desigual, ha pasado a ser el único modelo de trabajo posible.

Es cierto que ya había algunas empresas líderes que ofrecían la posibilidad de teletrabajar a sus empleados o que combinaban el modelo presencial y el remoto. Sin embargo, nunca hasta ahora las empresas se habían visto obligadas a gestionar todas sus actividades de forma telemática.

Y por lo tanto, ahora más que nunca las firmas digitales nos pueden ayudar a dar validez a los acuerdos.

De la firma manuscrita a la digital

La primera definición que encontramos de firma en la Wikipedia hace referencia a firma manuscrita o trazo gráfico. Evidentemente, desde un punto de vista digital esta definición no nos aporta mucha confianza ya que todos sabemos lo fácil que es copiar y pegar con el software adecuado. Sin embargo, es el espíritu jurídico de esta definición el que nos proporciona las claves que necesitamos:

"La firma tiene por fin identificar, asegurar o autentificar la identidad de un autor o remitente, o como una prueba del consentimiento y de verificación de la integridad y aprobación de la información contenida en un documento o similar, y que tiene carácter legal".

Es decir, una firma es una aprobación o consentimiento que lo que allí está escrito refleja el acuerdo, pero también tiene por fin validar la identidad del autor. Así pues, en un entorno presencial reclamaremos la asistencia de la persona firmante, pero en un ambiente digital necesitaremos una firma digital.

"Una firma digital es un mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente identificar a la entidad originadora de dicho mensaje (autenticación de origen y no repudio), y confirmar que el mensaje no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador (integridad)".

El impulso de la legislación a la firma digital

Durante los últimos años todos los países del mundo han realizado un enorme esfuerzo por adaptar su legislación a la firma electrónica, y otorgarle el efecto jurídico equivalente a una firma manuscrita.

En Europa en concreto, el Reglamento eIDAS exige que las firmas electrónicas, los sellos electrónicos, los sellos de tiempo, los servicios de entrega electrónica y la autenticación de sitios web sean de ámbito internacional y que tengan la misma condición jurídica que los procesos tradicionales basados en papel.

Obviamente, esta norma no sólo impacta de forma positiva sobre la economía en línea, sino que contribuye a agilizar las actividades comerciales transfronterizas, ya que proporciona el elemento más básico en cualquier tipo de acuerdo ¡la confianza!

Las firmas digitales, combinadas con plataformas de automatización de procesos y gestión documental, simplifican las transacciones y ayudan a mejorar la eficiencia de las operaciones.

Cerrando acuerdos de forma remota (Sin firmas digitales no podemos teletrabajar)

Durante los últimos años todas las organizaciones del mundo han iniciado su proceso de transformación digital con el objetivo de ser más eficientes y competitivos. Y como parte de ese proceso, empresas de ámbitos tan dispares como la atención médica, la administración pública, los recursos humanos, la banca y los seguros o las ventas, han recurrido a las firmas electrónicas para facilitar la aprobación de documentos, contratos, pagos, etc.

El mayor reto del teletrabajo es la colaboración y la comunicación

Imaginemos por un momento a una empresa dedicada a la fabricación de material sanitario recibe una queja que les obliga a rediseñar uno de sus productos. Como es lógico, este proceso implica coordinar el trabajo de varios especialistas, que deberán supervisar y aprobar unos cambios, que deberán ajustarse a las reglamentaciones sanitarias específicas de cada uno de los países donde se distribuya el artículo.

¿Es posible gestionar este procedimiento en un ambiente de teletrabajo?

Responderemos a esto afirmando que no sólo es posible, sino que además es necesario. Una herramienta low-code, como AuraPortal, nos permitirá automatizar todo el proceso y garantizará la comunicación y coordinación entre todos los miembros del equipo.

Además, mediante el complemento de firma incluido con la plataforma tendríamos la posibilidad de realizar firmas certificadas, en pdf o garantizadas. De esta manera, podemos asegurarnos que se están siguiendo los pasos adecuados bajo la supervisión del especialista o directivo que corresponda. Y con las garantías de firma que los documentos firmados requieran para ajustarse a la normativa y requisitos solicitados.