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Uno de los elementos cruciales para el éxito de una organización empresarial, es la adecuada gestión de los recursos, especialmente en esta época en la que el contexto económico obliga a las empresas a ser muy eficientes en su gestión.
En este punto, un área que juega un papel fundamental, es el departamento de Compras y Abastecimientos. En este articulo te explicaremos lo que debes saber acerca de este importante área y cómo puedes optimizar los procesos de compras y abastecimientos en tu empresa.
Por: María de Jesús Castro Castro
En la época actual por la que las industrias están pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una empresa, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la misma.
Es por eso de la importancia del Departamento de Compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.
La función de compras ha sido llevada a cabo por personas sin una preparación especializada durante mucho tiempo, pero debido a las situaciones cada día más complejas, se requiere de profesionales en esta área y es aquí donde el profesional de la administración tiene un campo muy extenso y fértil para desarrollarse, debido la formación que adquiere durante sus estudios profesionales.
FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS CON LA ORGANIZACIÓN
En la época actual, es necesario poseer una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras que nos permita adaptar las decisiones pertinentes que toda empresa moderna requiere ya que los esfuerzos coordinados de una organización, que ejecutan diversas labores necesarias para lograr el objetivo final de una organización, están interrelacionadas.
La función de compras, que abarca todas las actividades necesarias para procurarse los abastecimientos de materiales y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la función "de producción para manufacturar o procesar el producto", con la función "de ventas y distribución, y con todas las otras funciones "de ejecución en el esfuerzo global organizado".
DIRECCIÓNLa relación con la Dirección General es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.
PRODUCCIÓNEsta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de qué producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración, y ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.
VENTASLa relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final logrado con el esfuerzo de la organización; el éxito de este esfuerzo de ventas depende del producto, del precio, cantidad, y contabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende siempre, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.
PLANIFICACIÓN Y PROGRAMACIÓNAunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se planean y programan las actividades y los objetivos a largo plazo.
Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen y efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, mecanizando el manejo y sistematizando el control.
Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en persecución de un valor superior en el medio externo.
INGENIERÍALa relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores, asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado, y estudios para mejores y nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.
CONTABILIDADLa relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Para ello se dictan normas y políticas en conjunto de:
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
CONTROL DE CALIDAD EN LAS COMPRASLos tres principales factores en la decisión de una compra son:
La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por sí mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de guía para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que está volviéndose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente está solicitando.
Las áreas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y añadan valor a los costos de producción para que se produzca la calidad que el cliente requiere.
En la medida que se busca mayor calidad, el costo de producción se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intención de no estar añadiendo costo al producto, las áreas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos áreas son importantes para cuidar lo anterior.
Lo que un líder de compras necesita para asegurar la calidad es
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones son definidas como:
Las áreas de compras deben estar principalmente preocupadas en atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar.
Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra.
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONESComo en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada.
Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descripta esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte, y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria.
Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica, para qué se utilicen y sirvan como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.
TIPOS DE DESCRIPCIONES DE CALIDADPara el propósito de las áreas de compra la calidad puede ser definida en diferentes maneras, apropiado a los grados de variación de los diferentes tipos de órdenes de compra, puede ser descrito por:
Más que utilizar la inspección y regresar el producto que no satisface la necesidad del cliente, de lo que se trata es que los compradores deben trabajar muy de cerca con los proveedores para tratar de implementar técnicas que los lleven a tener cero defectos en sus materiales y componentes.
Jack Reddy y Able Berger, sugieren que esta meta de cero defectos podrá obtenerse cuando las áreas de compras se vean a ellos mismos como los gerentes de producción de las empresas, a las empresas que ellos les compran, y que son los responsables de comunicar a los proveedores una actitud de 100% logro y calidad y de 100 % alcanzar las especificaciones.
La clave para todo esto es desarrollar claras y realistas especificaciones, y trabajar con los proveedores de una manera cooperativa para asegurar que ellos logren este nivel de conformidad.
MANEJO DE PROBLEMAS DE CALIDADProbablemente es muy académico el argumento que de quién es la responsabilidad técnica de aceptar o rechazar y un producto por haber alcanzado o no la calidad, pero es importante tener en mente que hay diferentes niveles de responsabilidad, la obligación del Depto. de compras es comprar materiales de la calidad adecuada y la obligación del vendedor es de entregar estos productos de acuerdo a la orden establecida.
El propósito básico de inspección es probar y confirmar que las acciones del Depto. de compras hayan sido las adecuadas y guiar al proveedor de su decisión, de si el producto tiene las características que se especificaron en el contrato.
El vendedor evidentemente argumentará que estos estándares fueron alcanzados durante el proceso de producción pero es prudente por parte de la oficina de compras tener una consulta técnica y utilizar a los Departamentos internos para probar si esta calidad se logró o no.
Hay 3 métodos de proceder para rechazar una orden que no alcanza los estándares establecidos:
La requisición de compra es la forma con la que se solicita al departamento de compras la adquisición de materiales, partes, implementos o servicios, según sea el caso.
Es recomendable en este caso, que la descripción de los materiales requeridos se haga con toda la claridad posible y en forma minuciosa, para evitar confusiones al momento de solicitar las cotizaciones con los proveedores.
Los elementos básicos que debe contener, son:
Un equipo adecuado de mano de obra experta en compras, para trabajar, negociar y continuar a través de todos los requerimientos de compras, es fundamental. Un adecuado servicio de emisión debe ser proporcionado al equipo de compras para redactar las requisiciones de cotizaciones, las órdenes de compra y transcribir la correspondencia.
Las requisiciones de cotizaciones son indispensables para mantener una buena comunicación para el empleado de compras, ya que es la base para el desarrollo y la admisión de la orden de compras. La requisición proporciona al comprador la autoridad para comprar los artículos listados en la requisición, por consiguiente es necesario que haya claridad y exactitud en la información, ya que todas las compras que se hacen implican un desembolso para la empresa y estas se harán en base a dichas requisiciones de cotizaciones.
DIVULGACIÓN DE LAS ACTUALEDADES TECNOLÓGICAS Y APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES.Una pregunta central para tratar este punto, es en relación a cuanto podemos esperar de la función de compras dentro de la organización.
Como parte de los profundos cambios que las organizaciones han tenido que realizar desde hace algunos años como consecuencia de la transformación de la economía mundial, la función de compras está cambiando en su propia naturaleza, organización y las responsabilidades.
Algunos de los cambios que se están reformulando el plano industrial a nivel mundial, y con él la función de compras de una organización competitiva para los años 90 son:
Según un análisis hecho en 1987 por la Asociación Nacional de Administración de Compras (NAPM) de Estados Unidos, las tendencias más notables que afectarían todos los aspectos de la administración de compras durante los años 90 son:
En cada empresa u organización existen amplias variaciones, por lo tanto, no resulta factible establecer un solo conjunto de acciones para poder planear o programar, sin embargo existen pasos que se siguen en toda institución, estos son, en resumen la identificación de necesidades, y la selección de las mejores opciones.
La planificación sistemática requiere de una recopilación de datos, la determinación de metas y objetivos y la formulación de planes, tanto generales como detallados para alcanzar los objetivos dentro de las políticas establecidas.
Respecto a las compras y abastecimientos la planificación representa una parte de la responsabilidad del gerente de compras, quien en ocasiones es auxiliado por investigadores quienes trabajan tiempo completo, así como personal para servicios de compra.
PLANIFICACIÓNDe una forma concreta y sencilla, podemos definirla como: El proceso de selección de acciones o caminos para llegar al objetivo determinado, en una empresa u organización.
PLANIFICACIÓN A NIVEL CORPORATIVOHa existido mucho interés en la planificación a nivel corporativo que podría describirse como un intento sistemático para planear el futuro de la organización en conjunto, el prever las amenazas y las promesas que el futuro tiene reservado, sobre varios supuestos respecto a cómo haya de ser dicho futuro, el trazar estrategias para asegurarse que la empresa está debidamente protegida independientemente de que pudiera suceder.
Otros términos, que en la práctica parece ser que tienen aplicaciones similares son, la planificación a largo plazo; la planificación a intervalos largos y la planificación estratégica.
Dicha planificación, la necesitan más las grandes organizaciones dentro de medios ambientes cambiantes. Si se pensará que el futuro pudiera ser muy similar al presente, de todas maneras sería muy útil la planificación de dicho futuro, pero evidentemente se le dedicaría menos atención en contraste a la planificación, que se hace cuando las condiciones están sujetas a cambios bruscos.
La planificación estratégica a largo plazo deberá tener en consideración tanto el insumo de materiales como los productos terminados, y en ocasiones se deberá dar preferencia a los primeros. Será necesario que la función de compras recopile mayor información, deberá proyectarse hacia el futuro, dedicando generalmente un esfuerzo a la planificación si es que haya de hacer útil contribución a la planificación futura de la organización de la cual forma parte, y en efecto deberá. Hacer sus propios planes para asegurar el abastecimiento a largo plazo, más que emplear su propio tiempo en problemas de índole inmediato que posiblemente podrían haberse evitado.
INVESTIGACIÓN RELATIVA AL ÁREA DE COMPRASSegún Fearon se define como: la investigación sistemática y la búsqueda de información que haya de mejorar la actuación de la función de compras. Cierta cantidad de investigación sistemática es realizada como parte normal de un proceso de compras.
Antes de tratar con un nuevo proveedor o seleccionar un contratista para un proyecto importante o tomar una decisión final sobre la inversión en un equipo costoso o la adopción de un material novedoso, habría que esperar que el departamento de compras (competente), realice un cierto tipo de investigación crítica o que tratara de descubrir nuevos datos o asimilar información pasada.
Por ejemplo cuando surge una escasez repentina, o cuando existe un incremento en precio inaceptable o en respuesta a otras situaciones excepcionales como pudiera ser un cambio en la legislación que gobierna las transacciones comerciales o una modificación en el tipo de cambio. Pero existe un problema relativo a la administración de compras al organizar la investigación, los rápidos adelantos en la tecnología, los cambios en la estructura de la economía y la continua evolución del medio ambiente complejo dentro de la cual se toman decisiones de compra han hecho a este problema más urgente.
Por lo tanto existe una tendencia creciente para un departamento de compras más grande el incluir, conjuntamente con el personal de compras, personas a quienes se les contrata de tiempo completo para que realicen investigaciones sistemáticas y búsqueda de información que les ayude a mejorar la actuación respecto a compras.
Las personas encargadas de compras deben captar que el personal de investigación habrá de interferir con la forma como efectúan sus compras.
El personal de otros departamentos podrán contribuir, por ejemplo los ingenieros dedicados al control de calidad podrán auxiliar en la evaluación de proveedores.
La mejor forma para mantener un interés vivo podría ser el de tener diversos enfoques operando simultáneamente, también en el caso en que el personal no sea de tiempo completo.
Una vez organizado un esfuerzo relativo a investigaciones de compras, por tiempo completo o parcial, una tarea adicional para los administradores de compras es seleccionar los temas de investigación.
Estos podrían ser:
La función del departamento de compras es obviamente comprar, todos los insumos para la producción y el funcionamiento de la empresa u organización.
En muchas organizaciones los compradores han tomado la vanguardia para lograr la estandarización.
Las ventajas de las compras en gran volumen no pueden aprovecharse si no existe la estandarización. Muchas empresas compran productos especiales cuando en realidad los productos estandarizados podrían funcionar tan bien como los otros, costar menos, permitir una entrega más rápida, ahorrar valioso tiempo administrativo relativo a compras, permitiendo que los inventarios se reduzcan.
EL PRECIOPodrá ser lo que más interese al comprador, pero el precio por sí solo tiene poco significado, lo que interesa es lo que recibe a cambio del precio.
El precio, se logra obtener de varias maneras. Para artículos estándares de bajo volumen los precios se obtienen de las listas y catálogos de los proveedores.
Un segundo método para establecer el precio es la negociación, implica el regateo entre el comprador y el vendedor, llegando a un acuerdo.
El tercer método de obtener el precio es a través de una solicitud de ofertas. Los agentes de compras gubernamentales están obligados a permitir que todos los proveedores calificados hagan ofertas. Al ejecutar esta acción, se elegirá al proveedor más conveniente.
LA PROGRAMACIÓN DE COMPRASEs el conjunto de acciones con un orden o secuencia determinada, y su ubicación en el tiempo.
Estas tienen un lugar definido en los procedimientos de compras. Usadas apropiadamente tienen las siguientes ventajas:
En general hay tres tipos de situaciones de abastecimiento que llevan en sí mismas a la programación o las compras planeadas. Una es cuando la habilidad para escoger una o más fuentes de abastecimiento está restringida. Tales casos incluyen aquellos en los cuales un diseño puede ser establecido para un producto particular que requiere la compra de un cierto número de componentes. Estos componentes pueden ser demasiado al principio para encontrar los proveedores de menores costos. Una vez que estas decisiones están hechas, todo el negocio, cuando menos por un periodo razonable, debe estar colocado con los mismos proveedores con el fin de amortizar los costos de herramental no repetitivos.
De manera similar puede haber requerimientos para los cuales la aprobación de ingeniería cubre solamente a un proveedor. En tales casos la entrega continúa de las requisiciones de compras que llevan la misma leyenda aumenta el volumen de papeleo, que debe ser manejado sin alterar la situación de compra.
De la misma manera los "programas", deben ser establecidos por periodos limitados, en los cuales los precios cotizados por los proveedores sean sustancialmente los mismos, que todos sean capaces de proporcionar entregas satisfactorias. El aspecto importante en tales situaciones, es la distribución apropiada de los negocios entre proveedores en un periodo, en un lugar del establecimiento, de cualquier orden de compra individual.
El tercer tipo de programa, cubre materiales similares y partes compradas del mismo grupo de proveedores pero con diferentes especificaciones y número de existencia a diferentes números de estilo.
Estas compras incluyen aquellas relacionadas a otras requisiciones compras a granel en un mercado de precios fluctuantes con variaciones entre proveedores y artículos en los cuales el comprador está en proceso de efectuar un cambio de fuente de abastecimiento.
PROGRAMACIÓNLa cuidadosa programación de entregas para evitar el exceso o déficit de existencias, se obtiene mediante la íntima cooperación con los departamentos en donde se realizan los proyectos, se fijan o cambian los programas, se ejercitan controles de materiales y se formulan requisiciones. Sería posible mediar la contribución de compras mediante:
COMO SE REALIZA
La planificación y la programación, como ha sido entendible se puede dar en diferentes niveles:
Suponiendo que una organización realizará un análisis de materiales (técnica de planificación e investigación), la cual, siendo su finalidad la de mejorar todo lo concerniente a compras y los resultados relativos al control de inventarios mediante una investigación sistemática.
El primer paso sería; decidir si se debe tener como meta conseguir un costo de compras más bajo o si se desea un nivel de inventario menor; tratar de reducir los costos en las partidas que representan un elevado valor monetario.
Se crea un equipo, que este formado por integrantes de los departamentos requeridos; el tercer paso consiste en seleccionar cuales materiales se someterán a análisis. El análisis de Pareto, mejor conocido como el ABC, generalmente es el punto de partida.
El análisis ABC frecuentemente es utilizado como base de políticas de control de inventarios como: Los artículos de tipo C se deberán de pedir una sola vez al año, los artículos de tipo B, 4 veces al año; y los artículos de tipo A una vez por mes o cada 15 días, según las necesidades de la organización. Tales políticas implican mantener vigilancia sencilla para los artículos de inventarios tipo C, en tanto que se requiere una función ejecutiva para el control de los artículos tipo A. El análisis está más bien dirigido para propiciar el control a nivel ejecutivo.
El periodo de programación especialmente, tiene un LÍMITE, la planificación no, pues es una actividad continua que varía de acuerdo a los cambios en la producción o en el mercado de los insumos.
LOS COSTOSEstán presentes
Pero esto contribuye a optimizar los costos por lo que deben considerarse parte del proceso productivo.
INFORME DE RECEPCIÓN Y CONTROL DEL MATERIALLa inspección de recepción se ocupa de ver que los materiales recibidos sean los correctos y que estén en condiciones aceptables y en las cantidades solicitadas.
La administración. No tendrá que insistir ante el Depto. de compras para que le envíe un informe sobre las reducciones de costos obtenidas mediante la aplicación de técnicas modernas de compras.
El responsable de compras se encargará de que la administración superior conozca rápidamente estas realizaciones, ya que en ellas, reposarán su reputación y su empleo.
HISTORIA DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOSLa función de comprar es casi tan antigua como la historia del hombre. Se inició cuando el hombre por primera vez trocó o cambió un bien propio por el de un congénere y siempre ha sido una función básica, importante para las actividades y el bienestar del ser humano, tanto en el ámbito personal como en el de sus ocupaciones organizadas.
La oficina de compras ha de ser una especie de oficina central para todos los vendedores que acudan a ella.
Este Departamento, ocupa una posición estratégica a causa de sus íntimas relaciones con los Departamentos Ingeniería y producción, por una parte, y sus estrechos contactos con un gran número de diversas fuentes de suministro externas, que le permiten proponer sugerencias positivas a otros departamentos de su propia empresa respecto a materiales nuevos, perfeccionados o reemplazantes o a posibles mejoras de diseño y especificaciones.
LA IMPORTANCIA DE LOS ALMACENESALMACÉNEs todo espacio autorizado para la espera de los materiales establecido suficientemente, hasta su posterior necesidad de expedición.
MISION
Deducir del compromiso planteado entre los costos, la solución más segura y satisfactoria para la comunidad empresarial, consiguiéndola en la práctica, habida cuenta de todos los factores que influyen en los costes de almacenaje, así como de la importancia de los mismos.
IMPORTANCIA
Lo verdaderamente interesante es que cada persona responsable de esta función sepa darse cuenta de la importancia que su almacenaje tiene en su empresa.
Una forma sencilla de saber la importancia del almacén, es por medio del capital que se le está destinado al almacenaje (solares, edificios, materiales, etc.).
El índice de capital propio dedicado a almacenaje varía mucho según el tipo de empresa y su dimensión, en casos excepcionales sobrepasa el 50% pudiendo llegar en ocasiones hasta el 80%.
VENTAJAS OBTENIBLES
Las ventajas obtenibles de un almacenaje técnicamente concebido, se traducen en reducciones de costos en los siguientes casos:
El artículo Gestión de Compras y Abastecimiento aparece completa en nuestro blog Comunidad de Emprendedores.
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