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Plan de trabajo: qué es y cómo crearlo (incluye ejemplos)

11/04/2021 19:00 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

Por Johanna Rodriguez

El 93% de las organizaciones utilizan prácticas de gestión de proyectos para cumplir sus objetivos de manera exitosa. El plan de trabajo es una herramienta indispensable en la administración de proyectos que facilita a los negocios ya sean grandes o pequeños a optimizar sus procesos y alcanzar sus metas.

Si tienes un proyecto nuevo o estás por lanzar un nuevo producto o servicio, incluso si acabas de abrir tu propio negocio, contar con un plan de trabajo te ayudará a establecer una dirección sólida que te permita organizar y sistematizar los procesos para cumplir tus objetivos comerciales.

En este artículo te diremos qué es un plan de trabajo, cuáles son los tipos de plan de trabajo más comunes y los pasos a seguir para crear un plan de trabajo efectivo para tu empresa y tus proyectos.

¿Qué es un plan de trabajo?

Un plan de trabajo es un documento que reúne la información necesaria para llevar a cabo un proyecto. Define los objetivos, los procesos y los tiempos de entrega. Es una herramienta que sirve de guía y establece estrategias que permiten alcanzar objetivos mediante la colaboración y el trabajo en equipo.

El plan de trabajo como herramienta de gestión empresarial contiene un conjunto de acciones que facilitan, ya sea a una persona o a un equipo, a cumplir con sus objetivos. En este sentido a continuación hemos reunido algunos de los beneficios de un plan de trabajo que pueden contribuir al desarrollo exitoso de tu negocio.

6 beneficios de un plan de trabajo 1. Aclarar los objetivos

El plan de trabajo te brinda la oportunidad de precisar cada uno de los objetivos que son necesarios para lograr un proyecto determinado. Si no cuentas con un plan de trabajo, es probable que estos objetivos no queden claros y por lo tanto no se concluyan de manera adecuada.

2. Permitir una evaluación actual de la empresa

Todas las compañías cuentan con diferentes recursos para lograr los objetivos planteados. Un plan de trabajo permite la visualización de cada uno de ellos y por lo tanto ayuda a evaluar el estado actual de la empresa, lo que permite a los directivos reconocer las limitaciones y las facilidades existentes para llevar a cabo el proyecto planteado de la mejor manera posible.

3. Organizar de manera eficiente a los equipos de trabajo

El plan de trabajo establece las tareas y actividades que deben realizarse para llevar a cabo un proyecto. Esto permite la organización eficaz de los departamentos y equipos de trabajo que ayudarán a crear un proceso de participación y colaboración, así como un sentido de responsabilidad individual a través de las tareas asignadas enfocadas en alcanzar un objetivo en particular.

4. Medir el progreso de los proyectos

Con el plan de trabajo puedes medir los resultados obtenidos una vez que hayas concluido el proceso. Analizar los resultados te ayudará a evaluar, hacer ajustes e implementar los cambios necesarios para trazar caminos más eficaces y conseguir el éxito que estás buscando.

5. Identificar los problemas a tiempo

Contar con un plan de trabajo permite a las compañías identificar los problemas lo antes posible para abordarlos de manera inmediata y eficiente.

6. Toma de mejores decisiones

También te permite definir estrategias que ayuden tanto a representantes de equipos y directivos a tomar las mejores decisiones que garanticen precisión en las soluciones empresariales y el cumplimiento de los objetivos de trabajo.

4 tipos de plan de trabajo

Existen diferentes tipos de plan de trabajo y cada uno se adapta a las necesidades de gestión empresarial que demande cada negocio o actividad profesional, pero son cuatro tipos de plan de trabajo los que se usan de manera más frecuente:

1. Plan de trabajo de empresa

El plan de trabajo de empresa ayuda a cada departamento que la integra a conocer las responsabilidades y tareas, los plazos de entrega y sobre todo quiénes son los responsables de cada proyecto, que serán los encargados de evaluar los resultados obtenidos.

El plan de trabajo de empresa es una herramienta de gestión empresarial importante que permite definir las estrategias comerciales de la organización y proporciona la información necesaria sobre los procesos internos. Además, sirve como guía para alcanzar nuevos mercados, crear proyecciones financieras, atraer inversores potenciales y responder preguntas sobre la rentabilidad del negocio.

2. Plan de trabajo de ventas

Este tipo de plan de trabajo es común en los equipos de ventas de una compañía. Su objetivo es mejorar los resultados de las ventas en un determinado periodo. Realizar un plan de trabajo de ventas permite a cada miembro del equipo visualizar el panorama general del departamento y dirigirse juntos hacia los mismos objetivos.

Contiene información sobre los ingresos y el rendimiento de la empresa en un periodo determinado, así como las estrategias de ventas y, sobre todo, las metas y objetivos específicos para alcanzar los propósitos comerciales. Incluye además información relevante de la empresa: los recursos, las herramientas, el estado actual del mercado, la competencia y las estrategias de marketing que ayudan a la fuerza de ventas a adoptar estrategias que les permitan abordar las necesidades de los clientes en cada etapa. De esta forma podrán optimizar los procesos y la eficiencia de sus equipos.

3. Plan de trabajo educativo

El plan de trabajo educativo o académico es muy común en los organismos pedagógicos, ya sea para estimular el aprendizaje o medir el desempeño de los docentes. El plan de trabajo educativo se utiliza como herramienta de enseñanza y describe las tareas que deben desempeñar los alumnos o los docentes de una institución educativa en un cierto periodo. Consiste en una serie de asignaciones atribuidas a los maestros o directivos académicos con el fin de mejorar las condiciones educativas en un periodo determinado.

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4. Plan de trabajo personal

Todos los días nos organizamos para llevar a cabo nuestras actividades diarias. Un plan de trabajo personal nos permite preparar y llevar a cabo las tareas necesarias para alcanzar nuestros objetivos individuales.

Elaborar un plan de trabajo personal anticipado puede asegurar que tu trabajo sea más efectivo y te permite establecer un mejor control de tu tiempo y energía.

Cómo hacer un plan de trabajo de empresa paso a paso

  1. Establece el objetivo.
  2. Reconoce las limitaciones y facilidades.
  3. Fija las metas y objetivos particulares.
  4. Define responsabilidades en el equipo.
  5. Crea una estrategia.
  6. Establece los plazos.
  7. Determina los recursos necesarios.
  8. Mide los resultados.

1. Establece el objetivo

El primer paso para elaborar un plan de trabajo es tener claro cuál es el objetivo general del plan. Decide qué es lo que se quiere conseguir, ya que esto ayudará a determinar la pauta para planificar todo lo demás.

2. Reconoce las limitaciones y facilidades

Como lo mencionamos en este artículo, todas las empresas, sin importar su tamaño, tienen ciertas limitaciones que pueden representar un obstáculo para alcanzar los objetivos comerciales. Estas limitaciones son ciertas dificultades que pueden presentarse durante la ejecución del plan de trabajo y que se compensan gracias a las facilidades con las que se cuenta.

Por ejemplo, si analizas los resultados que has obtenido en los planes de trabajo anteriores puedes darte cuenta de aquellos recursos indispensables que te ayudarán a mitigar esas limitaciones y de esta forma ampliar el panorama de tus fortalezas.

3. Fija los objetivos particulares

Establece los objetivos particulares que quieres alcanzar con la ejecución del plan de trabajo que estés llevando a cabo en tu negocio. Esta sección debe ser clara y precisa, ya que servirá de guía a los integrantes de los departamentos involucrados en el proyecto a realizar. Para ello es importante que fijes siempre objetivos SMART, es decir, que sean objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y que estén alineados con el tiempo previsto.

4. Define responsabilidades en el equipo

Organiza a los equipos de trabajo que van a participar en el proyecto y asigna las tareas que deberán realizar y los plazos de entrega; incluye los niveles de jerarquía con el nombre y el puesto de cada uno. De esta forma podrás identificar cada una de las áreas que estarán participando y quiénes son los responsables de medir los resultados.

5. Crea una estrategia

Es momento de crear una estrategia a partir de aquellos pasos que serán necesarios para cumplir los objetivos particulares. Ten en cuenta tus recursos y limitaciones, así como el plazo con el que cuentas para llevar a cabo el proyecto.

Por ejemplo, si buscas monetizar un canal de YouTube, tendrías que dividir las tareas de planificación de contenidos, creación y grabación, así como la gestión de los comentarios, etc.

6. Establece los plazos

Considera un margen de tiempo en caso de que surja algún imprevisto y fija las fechas importantes para que no haya ningún retraso en el cumplimiento de los objetivos previstos. Cuando se trata de la gestión empresarial de proyectos, el tiempo es un factor fundamental que determina el éxito o el fracaso. Por lo tanto, es importante establecer plazos fijos que permitan alcanzar el progreso favorable del proyecto.

7. Determina los recursos necesarios

Según sea el proyecto, es importante reconocer los recursos tanto humanos como tecnológicos, financieros y de infraestructura que son necesarios para llevar a cabo el proyecto de manera efectiva.

8. Mide los resultados

Una vez que hayas llevado a cabo el plan de trabajo, es importante que evalúes si los resultados obtenidos son los que se esperaban en un principio. Esto te permitirá tomar acciones futuras que ayudarán a mejorar los procesos y analizar aquello que no haya funcionado de forma correcta para tenerlo en cuenta en los siguientes planes de trabajo.

3 ejemplos de planes de trabajo 1. Plan de trabajo de empresa de marketing de contenidos

En la imagen a continuación se muestra una sección del plan de trabajo semestral de una empresa de software contable, que permite a los responsables de cada equipo generar estrategias que ayuden a conseguir los objetivos propuestos en cierto periodo.

image 2. Plan de trabajo de departamento de ventas

En este ejemplo de plan de trabajo de ventas de una empresa se muestran tres diferentes estrategias a seguir, además de los responsables y el periodo en que deben ejecutarse.

image 3. Plan de trabajo profesional educativo

El plan de trabajo no solo es exclusivo de las empresas, sino que también puede realizarse para gestionar cualquier tipo de recursos como los recursos pedagógicos con los que cuenta un maestro para hacer sus planeaciones educativas.

Este ejemplo de plan de trabajo educativo muestra las tareas individuales que llevará a cabo el profesor de una institución educativa. Se trata de un plan de trabajo que le permitirá alcanzar sus objetivos profesionales establecidos por la institución educativa en un tiempo determinado.

image

Como ves, es importante elegir el plan de trabajo útil para cada proyecto, ya que cada objetivo responde a las necesidades comerciales e individuales de cada propósito.

Esto quiere decir que el plan de trabajo que haya seguido una empresa o negocio no necesariamente tiene que ser el adecuado para ti. Conocer tus necesidades profesionales y comerciales es clave para establecer el tipo de plan de trabajo que debes llevar a cabo.

Fuente: https://blog.hubspot.es/sales/plan-de-trabajo


Sobre esta noticia

Autor:
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Fuente:
grandespymes.com.ar
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Tipo:
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Distribución gratuita
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