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Planeación y Control

04/09/2020 04:37 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

En el presente artículo se plantea describir en qué consiste los procesos de planeación y control respectivamente de forma sistémica, así como las características esenciales y enfoques en los sistemas administrativos

A lo largo de la historia la administración se ha estudiado desde diferentes enfoques, teorías o escuelas que han nacido en respuesta a las necesidades o problemáticas que ha experimentado la raza humana desde que empezó hacer uso de sus capacidades cognitivas innatas, misma que data desde un grupo selecto de nómadas hasta las primeras civilizaciones sedentarias nacientes en Mesopotamia. Desde entonces el pensamiento administrativo a través del tiempo se ha ido perfeccionando gracias a aportes trascendentales de las “culturas madre”, tanto de Occidente como de América, influenciadas en gran medida por sus grandes pensadores, tratados y postulados, que se convirtieron en pilares en el desarrollo de la administración tal y como la conocemos actualmente. Y dentro de los principales preceptos en los cuales realizaron especial hincapié, fue sin duda en la planeación como en el control.

No obstante, fue una época en donde se tuvo un especial impacto y de aplicación a nivel global, económico, demográfico y social, mismo que exigía el reordenamiento, dirección como coordinación a la presente curva exponencial de crecimiento. Dicha era fue de la llamada, revolución industrial la cual marcó toda una era tecnológica sin precedentes, de hecho, hubo un mayor crecimiento global en esta época que en todo el milenio anterior que circunscribía a la edad media. Denominada así, por el cambio que se produjo a nivel económico, en donde la sociedad dejó de basarse en actividades económicas primarias, como lo era la agricultura, ganadería, pesca, minería, para depender en gran parte de la industria. En este sentido la sociedad, a través de la demanda creciente de productos, contribuyó al avance industrial que se estaba llevando a cabo.

Por ende, aparte de requerir mayores cantidades de carbón o niveles mayores de energía se necesitaba imperantemente nuevas formas de administración para regir a la gran cantidad de trabajadores que se congregaban sistemáticamente a las organizaciones de igual manera se requería una búsqueda de innovadoras formas de planeación y control que administrarse eficazmente las técnicas, métodos, modelos con el objetivo de incrementar los índices de producción general. Todo lo anterior esclarecía el hecho que la meta de las organizaciones globales, giraría en torno a la economía y a la eficiencia, misma que estaría circunscrita en una adecuada planeación como de control. Por esa razón, la administración teniendo como constante las acciones antes descritas se volverían altamente funcionales y aplicables a prácticamente cualquier industria ya sea de carácter manufacturero, o de aquellas organizaciones de bienes o servicios en general.

Definiendo la planeación desde un eje administrativo es un proceso el cual consiste en analizar las diferentes estrategias o cursos de acción, teniendo en cuanta una idónea evaluación del entorno organizacional, tanto de un tiempo en específico presente como perspectivas a futuro. En ese sentido la planeación es un conjunto de estrategias las cuales son consideras acciones que se consideran adecuadas para que una organización haga frente a sus competidores, mostrando tanto dirección como un empleo idóneo de recursos o esfuerzos para alcanzar los objetivos preestablecidos de una determinada organización. La planeación de igual manera comprende programas en donde se establecerán una secuencia de actividades para alcanzar las metas de las empresas, mismas que deben estar bajo un proceso procedimental de orden cronológico en función de actividades específicas. En ese sentido la planeación integra sus respectivas metas que estarán determinadas en un lapso razonable, políticas que estarán guiadas a la acción y objetivos.

La planeación a grandes términos comprende tanto: visión y misión, programas, políticas, estrategias, objetivos y metas específicas.  A su vez en preciso mencionar que la planeación es un proceso previo a la organización, la cual es retroalimentada por el control, y que subsecuentemente a ellos se encuentra la organización y el liderazgo respectivamente como se aprecia en el ciclo respectivo de procesos en la figura 1. Lo esencial de la planeación es orientar a la organización hacia una mejora de carácter continua, mediante el establecimiento de planes estructurados o delimitados, que pudieran ser medidos para de esta forma poder mediar de alguna medida el éxito o fracaso de estos. De hecho, haciendo una adecuada planeación se reducen significativamente las probabilidades de fracaso, preparándose sistemáticamente a las contingencias dentro de un marco de función administrativa.

Lo trascendental de la planeación es que es imperativa para cualquier configuración de organización de hecho tiene como propósito de igual manera el establecer una serie de acciones tales como: decidir en donde se aplicarán idóneamente recursos como el técnico, el financiero y por supuesto el humano. Del mismo modo las estrategias que se llevaran a cabo para adaptar a las organizaciones a los crecientes cambios que se dan en un medio en el que las curvas de crecimiento, demanda, etc., de carácter dinámica y/o vertiginosa, en ese sentido la planeación también coordinará las funciones a llevar a cabo con el objetivo de optimizar en mayor medida posible los recursos. Por ende, la naturaleza de la planeación se puede conceptualizar en los siguientes principios:

  • Contribución al objetivo. El cual es el propósito de cualquier plan a ejecutar, el cumplimiento en mayor medida de los objetivos empresariales determinados.
  • Objetivos: Mismos que tienen que ser de carácter significativo, claro, alcanzable y verificable.
  • Primacía de la planeación: Tiene que ser necesariamente colocado como punto de referencia de las funciones administrativas.
  • De eficiencia de los planes: El grado de eficiente de un plan se medirá de acuerdo a las contribuciones en función a los propósitos como también de los objetivos de la organización determinada.

Aunado a ello y partiendo de la respectiva realidad de la organización mediante un diagnóstico se realizará una serie de planes, proyectos y/o programas de trabajo, los cuales incluirán tanto a los objetivos como las metas, sus respectivas prioridades, actividades y tareas respectivas. Las cuales darán pauta a organizar en mejor medida las actividades, tareas, como también de los recursos, auxiliándose de procedimientos que le permitirán organizar las actividades correlacionadas entre sí, con el objetivo de optimizar los recursos de una organización determinada.

Los principios de la planeación son definidas y establecidas por diferentes autores como verdades de aplicación o bien son un tipo de guía general que permite la realización correcta de la acción a ejecutar, en este caso de la planeación en un eje administrativo general.

De entrada, se tiene a la factibilidad, el cual exige que los planes a desarrollar sean realistas, ya sea con las circunstancias en las que se desenvuelve como en el medio en el que se circunscribe, y dejar a un lado aquellos de naturaleza plausible, inoperables o inalcanzables, al momento de realizar algún determinado plan, estos deben ser objetivos y razonables en medida de lo posible. Situación diferente es correr un determinado riesgo, estudiando de cerca las probabilidades de fracaso y de éxito respectivamente. Cuestión que nos dirige al siguiente punto el cual establece que una adecuada planeación debe ser objetiva y cuantificable mediante datos estadísticos reales que den pauta a planear resultados fidedignos y no especulados. Por ello es menester basarse en porcentajes, volúmenes, probabilidades óptimas con el propósito de alcanzar los objetivos establecidos.

En ese sentido al momento de realizar un determinado plan es menester que sea flexible, pues el contar con un margen de tolerancia o en otras palabras llamado margen de holgura con el objetivo que pueden atender situaciones contingentes para adecuarlo o reformularlo en función de la situación apremiante, recordando que las organizaciones que estén preparadas a eventos imprevistos serán aquellas que más probabilidades de éxito tenga a lo largo del tiempo. Por ello los programas o planes que se lleven a cabo tienen que estar en función de un determinado plan en general, o en otras palabras todos los planes tienen que estar en un idóneo equilibrio para poder alcanzar los objetivos establecidos por la organización, de lo contrario a pesar de seguir adecuadamente los anteriores procesos, sería necesario implementar un replanteamiento de las estrategias, procedimientos, o presupuestos.  

Planeación y Control en el Ámbito Administrativo

 

De acuerdo a Fayol quién es considerado como padre de la administración moderna define a la organización como un ente dirigido por reglas como por una autoridad, y que la misma justificaba su existencia a través de lograr o conseguir los objetivos propuestos. Asimismo, para llegar al logro de los objetivos, se hace necesario una correcta coordinación de los recursos con que cuenta, esta coordinación consiste en que un responsable deberá prever, organizar, mandar coordinar y controlar. En ese sentido Fayol incluye a la planeación como una parte de la previsión, ya que relacionó a esta con el calcular, el porvenir y el controlar, de hecho, Fayol define a la previsión como “El mejor de los planes no puede anticipar todas las eventualidades posibles; pero prevé un lugar para las mismas y preparar las armas que serán necesarias en las circunstancias inesperadas”

Asimismo, el autor Reyes Ponce considera dentro de la etapa de previsión a los objetivos, a la investigación de los medios con que se puede contar y adaptarlos en función de los objetivos trazados, pero estableciendo diferentes formas de aplicarlos. Así entonces, se dice que la previsión consiste en establecer lo que puede hacerse, es decir determina como deberán desarrollarse en un futuro las acciones administrativas, tomando en cuenta esa anticipación a las cosas

Existen varias formas de planificar un determinado trabajo o una determinada metodología para cada necesidad o basándose en una técnica más o menos adaptada al tipo de proyecto que se desea implementar. En ese sentido, los tipos de planeación de una organización, especialmente en el desarrollo de software, ha destacado cada vez más. Nos referimos a la planificación ágil. Todo hoy en día está sujeto a cambios de última hora, contratiempos que pueden poner en riesgos todo lo que hasta ahora hemos planeado, en el mejor de los casos. La metodología ágil permite trabajar con planificaciones flexibles capaces de afrontar estos contratiempos. Y es que, en el desarrollo de una aplicación online, por ejemplo, el nivel de incertidumbre inicial es muy elevado, por lo que vamos construyendo a medida que necesitamos implementar nuevas funcionalidades.

Del mismo modo la técnica denominada Scrum, se ha vuelto en las más populares dentro de la metodología ágil. Esta consiste en dividir el proyecto en bloques e ir revisando cada uno a corto plazo. Suele ser cada semana. Así, se van tomando decisiones mientras se trabajar al mismo tiempo en el proceso de planeación. Las bondades de esta técnica es que se adapta adecuadamente a los requisitos del consumidor, en el momento en el que lo requiera.

Sin embargo, este tipo de planeación es impensable para sectores como la construcción o ciertas ingenierías industriales. Ambos son sectores de actividad que demandan más una buena previsión de costes, tiempos u otros recursos, más que planificaciones flexibles. Al inicio del proceso de planeación de la construcción de una nave industrial, debemos tener previstos todos los posibles riesgos, para adelantarnos a ellos. Aquí la estimación ha de contemplar técnicas como PERT (Project Evaluation and Review Techniques) o CPM (Critical Path Method) capaces de realizar esa previsión.

Afortunadamente, hoy podemos contar con una metodología combinada capaz de utilizar lo mejor de las técnicas ágiles y las predictivas al mismo tiempo. La automatización de aplicaciones como Sinnaps hace posible que planeemos proyectos, sabiendo lo que sucederá a lo largo de su ejecución y permitiendo realizar todos los cambios necesarios. Sinnaps encuentra la mejor ruta de trabajo, la más rápida y efectiva, optimizada a los recursos disponibles, a la relación entre actividades, así como sus duraciones. En unos segundos y después de cada cambio, obtenemos el mejor flujo de trabajo posible.

Con independencia del tipo de proyecto o empresa en la que estemos inmersos, las partes del proceso de planeación suele ser: planificación estratégica, táctica y operativa.

  • La planeación estratégica tiene en cuenta el objetivo principal y planifica acciones a largo plazo. Suele durar unos dos años, aunque cada vez se reduce más este periodo.  Se trata de la visión de empresa en un futuro. ¿Dónde queremos estar dentro de dos o tres años?
  • La planeación táctica se centra en los recursos necesarios para llevar a cabo las estrategias definidas previamente. Estima su consumo y la aplicación funcional de los mismos. Su estimación ronda uno o dos años.
  • Planeación operativa se asignan los recursos al equipo, se identifican las métricas con las que controlaremos cada uno de los objetivos de las actividades y definiremos las sub-tareas necesarias. Se trata de establecer el alcance de nuestro proyecto, lo que significa también la elaboración de un presupuesto.

Uno de los componentes esenciales del concepto de planeación es sin duda el de organización. Si se ordenan las acciones y se enfocan en alcanzar un determinado objetivo se estará inmerso en un proceso de planeación. La organización es, por tanto, una herramienta para lograr lo que se está esperado. Una vez identificando las actividades específicas requeridas para cumplir con los resultados esperados, se debe saber cuándo y durante cuánto tiempo se invertirán los esfuerzos en dichas tareas. Proceso que se conseguirá a través de una buena organización. Y es que planeación y organización trabajaran de manera conjunta, utilizando o no herramientas que automatizan rutas de trabajo optimizadas como Sinnaps. Lo que es claro es el hecho que, organizando el trabajo de la mejor manera posible, se aprovechará cada recurso y se trabajará a un ritmo productivo, teniendo asó más posibilidades de conseguir lo que se está buscando.

De acuerdo con Munch Galindo, los métodos de planeación se dividen en tres rubros:

  • Cuantitativos. En esta clasificación, encontramos la investigación de operaciones, que se apoya en los árboles de decisión, teoría de colas, redes, teoría de juegos, entre otros. Pueden ser manuales o computarizados.
  • De ingeniería económica. Utilizan técnicas financieras como valor presente, análisis de recuperación, punto de equilibrio y tasa interna de retorno.
  • Cualitativos (o métodos de investigación). Los más conocidos de éstos son los grupos T, tormenta de ideas, técnicas de juegos, puntos fuertes y puntos débiles. En su mayoría, se estudian a través de casos y dramatizaciones.

Otras técnicas y herramientas:

  • Manuales de objetivos y políticas
  • Diagramas de flujo
  • Gráficas de Gantt
  • Ruta crítica o Método de camino crítico (CPM)
  • Técnica de Revisión y Evaluación de programas (PERT)

Todas las técnicas de la planeación sirven asimismo para el control. De hecho, haciendo especial énfasis en la técnica de revisión y evaluación de programas (PERT), en la cual se determinan las actividades, los costos esperados para cada una de las actividades, aparte de lo referido al tiempo, esta se realiza con base a 3 dimensiones: tiempo óptimo, tiempo probable, y tiempo pesimista. El PERT se implementa cuando no se tiene experiencia al momento de realizar programas, o cuando no existe una diferencia de opiniones con respecto al tiempo.

To + 4Tn + Tp Te= /

6

En donde:

Te: Tiempo estimado.

To: Tiempo optimo (se le da un valor de 1)

4: Al tiempo probable o normal se le da este valor Tn: Tiempo normal o probable

Tp: Tiempo pesimista (se le da un valor de 1)

6: Se divide entre 6 debido a que 6 es la suma de los valores representativos (4+1+1).

 

La planeación para las áreas funcionales varía según el giro de la empresa. Por ejemplo, mientras para una comercializadora de productos las áreas de producción y mercadotecnia tienen mayor peso, en una de servicios lo tiene recursos humanos. 

 


Sobre esta noticia

Autor:
David I. Sánchez L. (3 noticias)
Visitas:
7769
Tipo:
Opinión
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