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Puesta en marcha de un sistema de gestión documental: Comenzando

17/03/2015 13:30 0 Comentarios Lectura: ( palabras)

No hay que ir de la a búsqueda directamente a la implementación del software de gestión documental; no es tan sencillo optimizar los procesos de una empresa

Hoy en día, todo proyecto implica un volumen alto de documentación e información: informes de reuniones, propuestas, necesidades del usuario, requisitos operativos, especificaciones de diseño, planes de pruebas, guías de usuario, guías de instalación, manuales de formación, notas de prensa, notas de la versión, folletos de marketing, resúmenes de servicios, etc. Paralelamente, estos elementos durante un mismo proyecto, son actualizados varias veces. Con una cantidad así de información, tanto digital como en formato papel, se hace patente que un proceso correcto de gestión documental y un control adecuado son necesarios para conseguir un enfoque coherente y probado, asegurando la calidad de la documentación.

Aunque muchas empresas pasan directamente a la búsqueda e implementación de un software de gestión documental, optimizar los procesos no es algo tan fácil. No es suficiente un software que se adapte a las necesidades de la empresa. Es necesario comenzar desde cero. Es decir, Antes de que cualquier sistema documental se implemente, los procesos involucrados deben estar bajo el control de la empresa mediante una adecuada política de gestión.

De esta forma, con un buen control desde la base, una firma se asegura de que sólo se publique y utilice información actualizada y válida, limitando el acceso a información sensible a quienes realmente necesiten acceder a ella, evitando el desperdicio de valiosos recursos en los procedimientos de menos importancia, entre otros.

Por tanto, es necesario remarcar que, lejos de crear más trámites burocráticos, mantener bajo control la documentación empresarial equivale a regular los procesos de desarrollo, emisión, aprobación, cambio, distribución, mantenimiento, almacenamiento, uso, seguridad y distribución de la documentación. Para tener la documentación bajo control, es imprescindible definir una buena estrategia, elaborar un proceso adecuado a esta y habilitarlo.

Perfilar una estrategia de gestión documental

Una estrategia de gestión para los documentos debe contar con un procedimiento que perfile los procesos que tienen algún papel en la elaboración de la documentación. El procedimiento suele variar de una empresa a otra, pero suele incluir los siguientes puntos:

- Planificación de nueva documentación: autorización, presupuestos, define la necesidad real, etc.

- Elaboración de documentos: como son elaborados, quien los elabora, diagramas, los convenios para pruebas, formularios, etc.

- Normatividad para el contenido y formato, diagramas y formularios.

- Convenios de identificación de los documentos.

- Directrices sobre la fecha usada: fecha de aprobación, fecha de emisión, fecha de distribución.

- Revisión: quien los supervisa.

- Validación: quien los válida y como se da la validación.

- Publicación e impresión: quienes la realizan y quienes la controlan.

No hay que ir de la a búsqueda directamente a la implementación del software de gestión documental; no es tan sencillo optimizar los procesos de una empresa

- Proceso de distribución: quien la controla, quien la realiza y quien la decide.

- Uso de la documentación: limitaciones y copias no autorizadas.

- Revisión de peticiones de cambio: quien implementa y aprueba el cambio.

- Forma de indicar los cambios: nuevas ediciones, subrayado, anotaciones en el margen, etc.

- Alteración de documentos ya emitidos: estado e indicaciones.

- Proceso de indexación.

- Seguridad bajo ciertas circunstancias como modificaciones no autorizadas, copias, virus, incendio y robo.

- Almacenamiento: copias, originales y borradores.

Gran parte de estos procesos pueden ser automatizados mediante un software de gestión documental apropiado. Aquellas tareas que se harán de forma manual, por empleados del negocio, deberán ser definidas en un procedimiento de forma detallada.

Delinear un procedimiento de gestión documental - lo principal

Cuando definimos el proceso de gestión de documentos, debemos primero identificar a quienes participarán en los procesos. Son quienes revisan los documentos, los crean - por lo general expertos - y aquellos que validan la versión final.

La revisión de documentos es muy importante, ya que garantiza que la información sea revisada por las personas indicadas cuyos comentarios son valiosos. Al mismo tiempo, la creación de directrices para la aprobación de documentos en un proceso de gestión documental tiene también gran relevancia, ya que implica que las personas autorizadas para este fin han tenido que ponerse de acuerdo sobre el contenido del documento.

Otro elemento a tener presente en un sistema de gestión documental es que cada modificación debe reflejarse en el número de revisión. Parece sencillo, pero con frecuencia hay errores en el envío y edición de los documentos por desconocer si se trata de la última versión. Por tanto, es imprescindible que estén correctamente identificadas las modificaciones en los documentos, mediante anotaciones de cambios en el margen, subrayado, etc. Igualmente, es necesario, al evaluar los cambios, también evaluar el impacto de estos en otras áreas.

Por último, es importante mencionar que la información se almacena en un servidor de gestión documental al que todos los usuarios pueden ingresar. Para garantizar la seguridad, se deben configurar los permisos de los usuarios en base al perfil individual de cada uno.

En resumen, podemos afirmar que un procedimiento de gestión documental definido correctamente, significará un ahorro en tiempo y esfuerzo, optimizando la calidad de los documentos. Perfeccionar la gestión documental no solo implica tener un buen software, también hace falta regular aquellos procesos asociados - aprobación, desarrollo, publicación, etc. - para lograr mayor calidad.


Sobre esta noticia

Autor:
Andre W.klein (67 noticias)
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Tipo:
Nota de prensa
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Distribución gratuita
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